Das solltest du tun, wenn Gäste zu spät kommen

Wenn du schon ein paar Entdeckungen veranstaltet hast, bist du vielleicht auf diesen recht häufigen Stolperstein gestoßen: verspätete Gäste. Vielleicht haben sie den falschen Zug genommen, haben sich noch nicht an deine Zeitzone angepasst oder konnten ganz einfach den Treffpunkt nicht finden. Was auch immer der Grund ist: Jeder verspätet sich mal.

Wir haben unsere Community nach ihren besten Tipps für den Umgang mit verspäteten Gästen und der Gruppe, die auf sie wartet, gefragt. Hier kannst du dich über kreative Lösungen für dieses gängige Problem informieren.

Möglicherweise kannst du die Anzahl der verspäteten Gäste reduzieren, indem du frühzeitig und häufig kommunizierst. Viele Gastgeber:innen schicken Gästen 24 Stunden vor Beginn der Entdeckung eine Nachricht. Darin kann zum Beispiel Folgendes stehen:

• Du kannst vorschlagen, dass deine Gäste zusätzliche Zeit für Verkehr, Parken und Verspätungen einkalkulieren sollten.
• Du kannst Tipps für die Anfahrt oder zu öffentlichen Verkehrsmitteln geben.
• Du kannst ein Foto des genauen Treffpunktes mitschicken.
• Du kannst Vorschläge machen, wo sie in der Nähe parken können und wie viel Zeit sie dafür einplanen sollten.
• Du kannst sie wissen lassen, wie sie am Tag der Entdeckung mit dir kommunizieren können.
• Du kannst ihnen erklären, wann und wo sie dich und die anderen Gäste treffen können, wenn sie zu spät kommen (falls deine Entdeckung an mehreren Orten stattfindet).
• Du kannst angeben, wie lange du höchstens warten kannst, zum Beispiel 15 Minuten.

Im Folgenden berichten Gastgeber:innen über Tipps und positive Ergebnisse im Hinblick auf frühzeitige Kommunikation:

„Als ich den Tipp hinzugefügt habe, 20 Minuten früher loszufahren und lieber nochmal zu prüfen, wie viel auf den Straßen los ist, hat das für mich und meine Gäste einen großen Unterschied gemacht. Sie sind immer sehr dankbar dafür.“ – Dominique, Gastgeber von Kulinarischer und Bier-Spaziergang Barrio Logan, San Diego, Kalifornien.

„Ich gebe meinen Gästen Anweisungen, wo sie uns treffen können, wenn sie zu spät kommen. Zum Beispiel nenne ich ihnen die nächsten Station unserer Tour und wann wir dort sein werden.“ – Sarah, Gastgeberin der „E-Bike-Tour durch Portland“ in Portland, Oregon.

„Ich tausche vor der Entdeckung Telefonnummern aus, damit Gäste anrufen oder SMS schreiben können, wenn sie sich verlaufen, Fragen haben usw. Ich schreibe ihnen immer, bevor ich aufbreche. Im Gegenzug nennen sie mir immer ihre voraussichtliche Ankunftszeit.“ – John, Gastgeber von Archery Lessons for All, Portland, Oregon

Für den Fall, dass Gäste etwas verspätet ankommen, solltest du dir überlegen, wie du die ersten 15 Minuten deiner Entdeckung gestaltest. Hier erfährst du, wie einige Gastgeber:innen mit verspäteten Gästen umgehen und die Gäste, die rechtzeitig eingetroffen sind, beschäftigen.

„Ich serviere zuerst die Getränke, was etwa zehn Minuten dauert. Während ich die anderen Gäste begrüße und mich mit ihnen unterhalte, sende ich eine Nachricht an die verspäteten Gäste, um herauszufinden, ob sie Schwierigkeiten haben, den Weg zu finden. Darin schreibe ich ihnen auch, dass ich in zehn Minuten anfange.“ – Justine, Gastgeberin von „Parfümkreation: Werde zum Parfümeur“in Paris, Frankreich.

„Wenn der Rest der Gruppe eingetroffen ist, plaudern wir ein bisschen. Und wenn die Wartezeit länger als fünf Minuten ist, führe ich sie zu einem interessanten Ort in der Nähe des Treffpunkts, der normalerweise nicht in der Tour enthalten ist. Wenn wir zurück sind, sollte der verspätete Gast eingetroffen sein.“ – Ionut, Gastgeber von „ Dublin Busking Experience“ in Dublin, Irland

„Wenn sich Gäste verspäten, teile ich dem Rest der Gruppe klar mit, was passiert ist und was ich sicher weiß. Ich beginne mit der Einführungsrunde und frage sie, warum sie die Entdeckung interessiert. Dann erzähle ich, warum ich das Bogenschießen liebe usw. Ich lasse sie wissen, dass ich mir gerne mehr Zeit für die Entdeckung nehmen kann, wenn sie zeitlich flexibel sind.“ – Angie, Gastgeberin von „Bogenschießen mit allen Sinnen“ in Portland, Oregon

Geh immer davon aus, dass deine Gäste die besten Absichten hatten, pünktlich anzukommen. Das hilft, eine positive Einstellung zu bewahren. Das sagen einige Gastgeber:innen auf Airbnb über die Kommunikation mit verspäteten Gästen:

„Wenn sie zu spät kommen, begrüße ich sie mit den Worten: ‚Danke, dass ihr nicht aufgegeben habt!‘“ – Sarah, Gastgeberin von „E-Bike-Tour durch Portland“ in Portland, Oregon

„Wenn Gäste zu spät kommen und sich nicht per SMS oder Anruf melden, rufe ich sie an. Wenn sie nicht abnehmen, schicke ich eine SMS und frage sie, ob alles in Ordnung ist. Wenn ich keine Antwort erhalte, warte ich maximal 15 Minuten, dann starte ich die Tour. In einer weiteren SMS schreibe ich den verspäteten Gästen, dass es mir leid tut, dass sie es nicht geschafft haben.“ – Ionut, Gastgeber von„ Straßenmusik in Dublin“

„Wenn verspätete Gäste ankommen, rede ich viel mit ihnen und bemühe mich, so viel wie möglich über sie zu erfahren. Mithilfe dieser Informationen versuche ich, eine Verbindung zwischen ihnen und den anderen Gästen herzustellen, die pünktlich da waren. So möchte ich verhindern, dass sich verspätete Gast ausgeschlossen oder isoliert fühlen.“ – Jonathan, Gastgeber von „Erkunde das Nachtleben von SF wie die Einheimischen!“ in San Francisco, Kalifornien

Wie flexibel du im Hinblick auf deine Gäste bist, bleibt ganz dir überlassen. Viele Gastgeber:innen versuchen gelegentlich, Gästen entgegenzukommen, die echte Schwierigkeiten hatten und sehr spät kommen.

„Ich hatte einmal einen Fall, bei dem die einzigen beiden Gäste, die für diesen Tag gebucht hatten, direkt vom Flughafen kamen, nachdem ihr Flug verspätet gelandet war. Sie haben sich eine Stunde vor dem geplanten Beginn der Entdeckung bei mir gemeldet. In diesem Fall entschied ich mich, die Startzeit zu ändern und die Entdeckung ein oder zwei Stunden später zu veranstalten. Das geht natürlich nur, wenn du an diesem Tag keine anderen Pläne hast.“ – Ionut, Gastgeber von „Straßenmusik in Dublin“ in Dublin, Irland